Necesidad de la figura del Contract Manger

//Necesidad de la figura del Contract Manger

Necesidad de la figura del Contract Manger

Necesidad de la figura del Contract Manger

En España el sector Industrial y el de las infraestructuras han tenido durante décadas unos mecanismos donde la figura del Contract Manager no era contemplada como un puesto independiente, específico y estratégico dentro de la gestión del proyecto, y aun hoy en día no se conoce ni aplica habitualmente.

La salida masiva al exterior de las empresas españolas les ha hecho enfrentarse a una nueva forma de gestionar los proyectos por parte de los clientes, donde el contrato es un elemento fundamental a la hora de interpretar las posibles discrepancias que surjan. Por el contrario en España generalmente no le prestábamos atención salvo que nuestras reclamaciones no fuesen atendidas o el cliente decidiese actuar contra nosotros.

Así en nuestra práctica habitual es normal que cuando actuamos en resolución de disputas  en España (litigios o arbitrajes) que la figura del Contract Manager no exista y que el seguimiento y control realizado por la empresa durante la ejecución del contrato no haya sido el adecuado.

Es un echo cierto que el cliente internacional habitualmente dispone de equipos de seguimiento externos, normalmente anglosajones, altamente profesionalizados donde la gestión contractual está siempre presente y donde los mecanismos de control y seguimiento que aplican le permiten protegerse frente a futuros problemas.

¿CUANTAS VECES?

¿Cuantas veces las empresas se han preguntado que hubiese ocurrido si hubiesen implementado los mecanismos y roles adecuados para realizar un correcta gestión contractual?

  • ¿Cuantas veces las empresas obvian interponer una reclamación contra clientes o proveedores por causas como: política comercial, falta de medios, falta o pérdida de documentación, falta de seguimiento de acciones, etc …..?
  • ¿Cuantas veces las empresas se encuentran desprotegidas frente a reclamaciones de clientes y proveedores al no disponer de los mecanismos de seguimiento y control necesarios?
  • ¿Cuantas veces las empresas han echado en falta disponer de de información precisa sobre el alcance de un contrato, los riesgos que acarrea, como les afecta el avance del proyecto frente a sus cláusulas?
  • ¿Cuantas veces las empresas hubiesen gestionado mejor un proyecto si hubiesen dispuesto de un manual/guía del contrato que incluyese las partes más importantes del mismo, como abordarlas e interpretarlas, como protegerse de reclamaciones, como ser proactivo en sus reclamaciones y como tratarlas en términos de documentación, etc. incluyendo plantillas y ejemplos para las gestiones más habituales?

Aunque la pregunta que deberían hacerse es: ¿cuantas veces mas?

SERVICIOS DE  CONTRACT MANAGER

La respuesta a estas y otras preguntas similares es la figura del Contract Manger, la cual posibilita un mayor poder de negociación de la empresa minimizando los riesgos y maximizando los rendimientos que un contrato puede acarrear.

Así el Contract Manager, como servicio, es el grupo de personas que trabaja en asegurar que la posición contractual de la empresa en un proyecto esté siempre lo más protegida posible, afrontando y resolviendo las dificultades que puedan surgir a lo largo de su desarrollo.

Para ello es fundamental tener en cuenta que:

Su labor se extiende a lo largo de todas las fases de un proyecto

  • Fase de concurso. Asesorando en todos los aspectos técnicos y comerciales de la elaboración y negociación de los contratos. Preparando y planteando las bases de la oferta enfocada a su posterior seguimiento contractual.
  • Fase de Ejecución. Asistiendo durante el desarrollo del proyecto con  los procedimientos previstos en el contrato, tales como notificaciones, reclamaciones , etc… Gestionando la puesta en marcha de los sistemas de control necesarios para documentar y controlar junto al equipo de obra el proyecto.
  • Resolución de Disputas. Asesorando tanto en puntos específicos de una reclamación como a desarrollando por completo el soporte de la misma.

Es necesario contar con las personas y herramientas adecuadas de manera que:

  • Se analice e interprete adecuadamente el contrato
  • Se monitorice adecuadamente el cumplimiento del contrato
  • Se alerte en tiempo y forma de cualquier incumplimiento o incidencia

Así la función del “Contract Manager” ha de ser horizontal, interactuando con toda la organización interna de un proyecto, y ha de ser vertical, participando en todo el ciclo de vida del mismo.

En este contexto resulta necesario que la figura y servicios de Contrract Manager sean realizados por personas ajenas a los equipos de las empresas debido a que:

  • Se podrá contar con profesionales y empresas altamente experimentados en este área
  • Se podrá disponer de equipos multidisciplinares de técnicos y abogados, adecuando su participación en función de las fases y necesidades del proyecto
  • Tendrán una visión más objetiva
  • En el caso de tener que desarrollar una reclamación o litigar, el equipo técnico y legal externo que tiene que preparar este tipo de actuaciones habrá estado ligado al la vida del proyecto y dispondrá de un conocimiento y documentación exhaustivos.

Por tanto la necesaria implementación de equipos de Contract Manager evitará que los problemas se sobredimensionen, minimizando los riesgos que todo contrato conlleva.

2018-04-07T10:00:44+00:00
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