Cuidar las ofertas y los contratos. Prevención de reclamaciones y riesgos.

El desarrollo de un proyecto de construcción está siempre lleno de riesgos relacionados con todos los interesados, tanto contratistas como propiedad. Es evidente que el cómo y el cuándo se identifican y gestionan estos riesgos, facilitará el éxito para ambos.

No todos los riesgos pueden ser previstos, y son los riesgos imprevistos los que crean un aumento de las controversias entre las partes, debido a la falta de planificación, análisis y falta de habilidad para gestionarlas. Estos denominados riesgos “imprevistos” los son tanto aquellos que son imposibles de determinar como los que pudiendo ser determinados no fueron tenidos en cuenta debido a un análisis previo insuficiente o, en algunos casos, debidos a la inexistencia de dicho análisis.

Durante su ciclo de vida todos los contratos de construcción -independientemente de su tamaño, tipología y ubicación- vivirán diferencias de criterio, desacuerdos, controversias, conflictos, … los cuales acabaran en la mayoría de los casos en reclamaciones de unos actores frente a otros.

Las reclamaciones forman parte inherente de la ejecución de un contrato de construcción, debido a lo cual cualquier administrador de dicho contrato, tanto de una parte como de la otra, sabe que se presentarán en algún momento, por lo que estas deben intentar ser identificadas con antelación y ser proyectadas en el tiempo de manera que se pueda actuar anticipadamente contra ellas planificando las acciones necesarias para mitigar sus efectos.

Además hay que tener en cuenta que los contratos no pueden regular el 100% de los aspectos de una relación contractual, si a esto le unimos que por lo general las bases contractuales y el contrato no consideran para las partes formas de salir formal y planificadamente de las situaciones No Previsibles, es evidente que debería existir una cultura ya arraigada en las empresas para prevenir reclamaciones y cuidar al máximo los contratos.

Es notorio que en nuestro entorno dicha cultura aún no está suficientemente arraigada lo cual dificulta del éxito de las empresas españolas en proyectos internacionales. Esto es debido a múltiples causas:

• Desconocimiento de las técnicas y herramientas disponibles en la gestión de reclamaciones y riesgos.
• No tienen arraigada una cultura de como abordar metodológicamente las reclamaciones que puedan surgir a lo largo de la vida de un proyecto.
• No tienen incluida en su estructura de costes equipos de Análisis de Riegos, Contract Management, Gestión de Reclamaciones, ….
• En ocasiones se prioriza el avance en la ejecución frente a otras actividades existiendo una evidente falta de comunicación en los equipos que gestionan el contrato. Se tiende a minusvalorar la información que aportan equipos expertos en el análisis y gestión de reclamaciones y riesgos, priorizando la ejecución en plazo del contrato pensando en resolver las posibles controversias una vez finalizado este.
• Es poco frecuente (nuestra experiencia así lo constata) ver que las empresas apliquen mecanismos de análisis de riesgos detallados, análisis para determinar las posibles desviaciones de cronogramas debido a riesgos, relaciones Causa-Efecto que muestren el impacto, sistemas de control y archivo de documentación sensible y mucho menos que se conserve y utilice el histórico de lo sucedido en proyectos similares.
• Generalmente la figura del Contract Manager es absolutamente desconocida. Tanto en la fase de oferta como en la de ejecución no se aplican metodologías, técnicas y herramientas que permitan prepararse frente a la resolución de posibles controversias, no se controlan ni se ejercen acciones de mitigación de los problemas asociados a desviaciones en el alcance, no se analiza y controlan adecuadamente los atrasos que se producen en el cronograma previsto, no se monitorizan los equipos y rendimientos y no existe un control real y efectivo de los sobrecostes que se generan.

Al no existir dicha cultura los responsables de los proyectos tienen muy difícil justificar los beneficios que reporta el análisis, prevención y gestión de reclamaciones, en todo caso esta justificación se presenta casi siempre después de un contrato fallido en el que se ha sufrido un grave quebranto económico.

Tan importante es ganar licitaciones como disponer tanto en una primera fase durante la licitación como en una segunda durante la ejecución de una imagen real del contrato en todos sus aspectos: costes, plazo, riesgos, posibles reclamaciones, procesos constructivos, alcance, …… y para ello es fundamental contar con equipos expertos, en muchos casos externos, que aseguren una correcta evaluación en las diferentes fases de avance de un contrato:

• Análisis de reclamaciones y riesgos en la fase de licitación. Esta actividad no es común ejecutarla, sea por premura en el tiempo o simplemente debido a un proceso de licitación corto. Es muy raro encontrar empresas que desarrollen este trabajo manera detallada con un análisis que presente resultados numéricos de afecciones al plazo y costes.
• Prevención de Reclamaciones y Riesgos antes de iniciar la ejecución. De igual manera que en el caso anterior esta actividad no es habitual desarrollarla. Si a esto unimos en muchos casos la premura en el tiempo y la necesidad de iniciar la construcción de manera inmediata junto a que los costes previstos no contemplan la implantación de estas actividades y equipos su desarrollo sencillamente no se contempla. Si parte de este trabajo se realizase en la fase de licitación, abordarlo seria mas sencillo.
• Gestión, Seguimiento y Control de la Evolución del Contrato. Durante la ejecución del contrato es básico disponer de equipos independientes a los de producción que aseguren que la posición contractual de la empresa en un proyecto esté siempre lo más protegida posible.